Dėmesio: nuo 05.18 d. skambučių centro darbo laikas I-V 8-17 val.

DOVANŲ IR SVETINGUMO POLITIKA

 

UAB „ANTALIS“ DOVANŲ IR SVETINGUMO POLITIKA

EN_50x50.png

 

ĮVADAS

Ši politika parengta pagal „Antalis“ verslo elgesio kodeksą ir laikoma neatsiejama jo dalimi. Visi „Antalis“ grupės atstovai (t. y. bet kurio „Antalis“ grupės subjekto direktoriai, vadovai, pareigūnai ir darbuotojai) turi laikytis šio kodekso, atitinkamų grupės vidinių procedūrų ir bet kokių kitų vidinių vietinių ar techninių taisyklių šiame dokumente išdėstytais klausimais.

Šia politika vykdomas įsipareigojimas kurti ir palaikyti aiškius, sąžiningus, atvirus ir teisėtus santykius su verslo partneriais, kaip „Antalis“ grupė įsipareigoja pagal šį kodeksą.
 


  Primename, kad šis konkretus įsipareigojimas apima toliau išvardytus dalykus.
  • „Antalis“ tiekėjai turi būti pasirenkami pagal objektyvius kriterijus, tokius kaip kokybė, kainos ir aptarnavimo lygis, mokėjimo terminai,      geografinė aprėptis ir pan.
  • Susitarimai tarp bendrovės „Antalis“ ir jos konsultantų, agentų, paslaugų teikėjų ar panašių verslo partnerių turi būti sudaromi raštu ir juose  turi būti apibūdintos iš tiesų teikiamos paslaugos bei sutarta tokių paslaugų kaina.
  • Mokėjimai turi būti atliekami tik už paslaugų teikėjo iš tiesų suteiktas paslaugas. Draudžiama mokėti nepagrįstą mokesčių ar komisinių sumą tarpininkams.
  • Santykiai su valdžia ir valdžios institucijomis, užsienio politinėmis partijomis ir jų pareigūnais, kandidatais į politinius postus ir viešųjų tarptautinių organizacijų pareigūnais turi atitikti įvairiose šalyse galiojančius antikorupcijos įstatymus.
  • Draudžiama tiesiogiai ar netiesiogiai mokėti pinigus ar atsilyginti vertingais daiktais tokiems subjektams ir asmenims, turint tikslą sudaryti ar tęsti verslo sandorius, arba užsitikrinti nederamą pranašumą.
  • Klientai, tiekėjai, konsultantai, agentai, paslaugų teikėjai ir visi panašūs verslo partneriai turi būti informuojami apie „Antalis“ verslo elgesio kodeksą ir prašomi jo laikytis.
  • Siekiant išvengti situacijų, kai atstovo interesai gali prieštarauti ar tariamai prieštarauti „Antalis“ grupės verslo interesams, klientams, tiekėjams ir apskritai bet kokiai viešajai ar privačiai trečiajai šaliai, su kuria grupė tiesiogiai ar netiesiogiai palaiko verslo santykius, draudžiama duoti ar iš jų priimti brangesnes nei simbolinės vertės dovanas ar bet kokio pobūdžio privilegijas.
  • Puoselėjant draugiškumą arba verslo mandagumo tikslais grupės atstovams leidžiama retkarčiais gauti ar siūlyti dovanų ir pramogų, susijusių su jų verslu. Tokie dalykai, kaip kvietimai į socialinius renginius, sporto renginius, vaišės ir pramogos, kuklios vertės dovanos, tradicinio svetingumo ar įprasto mandagumo, taip pat simbolinės vertės paslaugos gali būti leidžiami tol, kol yra pagrįsti.
  • Vis dėlto atstovai privalo užtikrinti, kad:
    o bet kokios duodamos ar priimamos dovanos ar svetingumas atitiktų taikytinus įstatymus, būtų tinkami, proporcingi, skaidrūs ir nesudarytų įspūdžio, kad nederamai veikia verslo santykius arba sukuria įsipareigojimų;
    o būtų griežtai laikomasi grupėje taikomos politikos dėl dovanų ir svetingumo;
    o informuos savo verslo partnerius ir kitus atstovus (pvz., agentus, platintojus, pardavimo konsultantus ir tarpininkus), kad taikoma tokia politika, pasirūpins, kad jos būtų laikomasi veikiant „Antalis“ vardu. Kalbant apskritai, korupcija kenkia verslui ir ilgu laikotarpiu nėra produktyvi. Produktų pardavimas turi vykti tik remiantis kaina, kokybe ir aptarnavimu.
  • Grupės veiklai taikomi įvairūs antikorupcijos įstatymai (Prancūzijos įstatymas dėl skaidrumo, kovos su korupcija ir ekonomikos modernizavimo – Sapino II aktas, JAV FCPA, JK antikorupcijos įstatymas, EBPO Kovos su kyšininkavimu konvencija, Prancūzijos ir bet kokie kiti vietiniai įstatymai), atsižvelgiant į tai, kur grupė vykdo savo veiklą arba kur įsikūrę jos subjektai; pažeidimo atveju taikomos labai griežtos baudžiamosios sankcijos. Be to, gali būti suduotas smūgis grupės galimybėms toliau vykdyti savo veiklą ir padaryta didelė žala jos reputacijai.

 

 

DOVANŲ IR SVETINGUMO POLITIKA

Yra įprasta praktika keistis dovanomis ir rodyti svetingumą verslo partneriams, pavyzdžiui, klientams, agentams, konsultantams, tiekėjams ir kt. Vis dėlto dovanos ir svetingumas taip pat apskritai matomi kaip akivaizdžiausia korupcijos forma, dėl to reikia labai atidžiai kontroliuoti, kaip gaunamos ir priimamos dovanos ir svetingumas.

Toliau pateikti bendrieji nurodymai taikomi dovanoms ir svetingumui, kuriuos teikia arba gauna UAB „Antalis“  (toliau – „Subjektas“) direktoriai, vadovai, pareigūnai ir darbuotojai (toliau – „Atstovai“):

• Duodant ar priimant dovanas ar svetingumą neturi susidaryti įspūdis, kad tokia dovana ar svetingumas kaip nors paveikė gavėjo sprendimo nepriklausomumą, o jų tikslas buvo gauti ar išlaikyti verslo sandorį ar verslo pranašumą, taip pat aiškiai ar numanomai atsilyginti mainais už paslaugas ar privilegijas;

Duodamos ar priimamos dovanos ir svetingumas privalo:
  o būti tinkamo pobūdžio (tai negali būti grynieji pinigai ar jų ekvivalentas, pvz., kuponas, dovanų sertifikatas);
  o būti pagrįsti;
  o nebūti dažni;
  o atitikti vietos taisykles ir verslo praktiką;
  o būti duodami / priimami Subjekto, o ne atskiro asmens vardu;
  o būti duodami / priimami atvirai, o ne slapta.

Be to, kad turi laikytis šių bendrųjų nurodymų, visi Subjekto Atstovai privalo laikytis konkrečių taisyklių, išdėstytų „Antalis“ politikoje dėl dovanų ir svetingumo, kaip nurodyta toliau.

Pagrindinė atsakomybė už sprendimą, ar dovaną arba svetingumą galima priimti, tenka Atstovui.

Jei Atstovas abejoja ar jam kyla klausimų, jis turėtų pasitarti su įmonės generaliniu direktoriumi, ar finansų direktore.

Dėl bet kokio šios politikos pažeidimo asmuo gali būti patrauktas civilinėn ar baudžiamojon atsakomybėn. Neatsižvelgiant į tai, kokias sankcijas numato įstatymai, bet kokiam Atstovui, pripažintam kaltu dėl pažeidimo, bus pritaikytos drausminės priemonės už jo pareigų pagal darbo sutartį pažeidimą.

A) DOVANOS
Maksimali gaunamų ir priimamų dovanų vertė negali viršyti 100 EUR, antraip tokios dovanos draudžiamos. Jei šiai ribai taikoma išimtis, susijusi dovana turi būti oficialiai patvirtinta iš anksto hierarchinėje patvirtinimo grandinėje, nurodytoje toliau, dalyje C.

Ypač reikia atkreipti dėmesį į dovanas, duodamas / gaunamas iš vyriausybės pareigūnų – tokios dovanos griežtai draudžiamos.

Be to, dovanas draudžiama teikti / priimti per laikotarpį nuo konkurso pasiūlymo pateikimo iki konkurso rezultatų paskelbimo, taip pat per laikotarpį, per kurį sprendžiama dėl sutarties sudarymo (neatsižvelgiant į sumą).

Bet kokias priimamas dovanas, kurių vertė didesnė nei simbolinė ir kuri neviršija atitinkamos ribos (pavyzdžiui, nuo 30 iki 100 EUR), taip pat visas išimtis privaloma užregistruoti dovanų registre per 30 dienų nuo tada, kai dovana buvo duota– tam reikia naudoti 1 priede pateiktą formą. Reikia pateikti tokią informaciją:
• datą, kada dovana buvo duota,
• kokiomis aplinkybėmis dovana buvo duota (per susitikimą, salone ir pan.),
• davėjo ir gavėjo vardą bei pavardę,
• dovanos pobūdį ir vertę,
• jei buvo gautas išankstinis patvirtinimas – patvirtinimo datą ir jį davusio asmens vardą bei pavardę.
Informacija apie duotas dovanas, kurių vertė didesnė nei simbolinė yra fiksuojama įmonės reprezentacijos sąnaudų aktuose, kuriuos pasirašo vadovai, laikantis C dalyje nurodytos hierarchijos patvirtinimo grandinės. Reprezentacijos aktai yra saugomi, išlaidų duomenys fiksuojami įmonės kompiuterinėse sistemose.

Ribų neviršijančių duotų ar gautų dovanų pavyzdžiai: saldainiai, vyno butelis, rašiklis ir pan.
Draudžiamų duoti ar gauti dovanų pavyzdžiai: bet kokios prabangos prekės (parkeriai, rankinės ir pan.), modernių technologijų gaminiai („iPad“ ir pan.) ir pan.

B) SVETINGUMAS
Paprastai suprantama, kad svetingumas reiškia teikiamus ar priimamus kvietimus pietų ar vakarienės arba į laisvalaikio, pavyzdžiui, sporto ar kultūros renginius, taip pat keliones ir viešbučio išlaidas.
Bendra taisyklė yra tokia, kad Subjektas gali siūlyti ar priimti įprastą svetingumą, susijusį su normalia verslo santykių eiga ir verslo tikslais.

Svetingumas, kurį Subjektas siūlo savo verslo partneriams, taip pat Subjekto Atstovų priimamas svetingumas visada turi turėti su verslu susijusį tikslą (apsilankymas gamybos įmonėje, mokymas, derybos, verslo klausimų aptarimas ir pan.) ir neturi vykti savaitgaliais.

Svetingumas turi būti skirtas tik verslo partnerį atstovaujantiems asmenims, todėl apskritai neturi apimti sutuoktinių, nebent tam tikrais išimtiniais atvejais.

Griežtai draudžiama verslo partneriams skirti dienpinigius (ar duoti kišenpinigių).

Bet koks svetingumas griežtai draudžiamas per laikotarpį nuo konkurso pasiūlymo pateikimo iki konkurso rezultatų paskelbimo, taip pat per laikotarpį, per kurį sprendžiama dėl sutarties sudarymo (neatsižvelgiant į sumą).

i) Kelionės ir apgyvendinimas
Kelionių išlaidas, pavyzdžiui, už lėktuvo bilietus ir apgyvendinimą turi prisiimti atvykstantis verslo partneris, išskyrus toliau nurodytomis aplinkybėmis, kai jas gali padengti Subjektas, su sąlyga, kad buvo gautas išankstinis patvirtinimas pagal hierarchinę patvirtinimo grandinę, nurodytą toliau, dalyje C:
• sutartis su verslo partneriu numato, kad išlaidas už keliones ir apgyvendinimą padengia Subjektas; arba
• verslo partnerio kelionė vyksta specialiai Subjekto prašymu.

Tokiomis aplinkybėmis už kelionę ir apgyvendinimą apmokama pagal sutarties sąlygas arba, jei konkrečių nuostatų nėra, pagal Subjekto kelionių politiką (atitinkančią grupės ŽI kelionių politiką).

Subjekto Atstovai visada privalo susimokėti už savo pačių keliones ir apgyvendinimą, išskyrus išimtines aplinkybes ar konkrečius kvietimus, kuriuos patvirtino Subjekto vykdomasis direktorius / vykdomojo komiteto narys (pavyzdžiui, jei Atstovas verslo tikslais vyksta pas tiekėją, esantį atokioje vietovėje ir tiekėjo yra apgyvendinamas jo svečių namuose, kadangi arti nėra tinkamų viešbučių).

ii) Maistas ir pramogos
Verslo partnerius galima kviesti pietų ar vakarienės jų viešnagės metu; taip pat „Antalis“ Atstovai gali būti kviečiami per apsilankymą pas verslo partnerį; tai leidžiama tiek, kiek atitinka „Antalis“ kelionių politiką (pagal grupės ŽI politiką).

Kvietimai į pramoginius renginius yra draudžiami, nebent būtų papildomi prie verslo kvietimo, jie turi apsiriboti įprastais vietiniais apžvalgos renginiais.

Bet kokios pirmiau pateiktos nuostatos išimtys turi būti oficialiai patvirtintos iš anksto hierarchinėje patvirtinimo grandinėje, nurodytoje toliau, dalyje C.

Priimtino teikiamo ar gaunamo svetingumo pavyzdžiai: verslo susitikimas, po kurio rengiami pietūs ar vakarienė su verslo partneriais.
Draudžiamo teikiamo ar gaunamo svetingumo pavyzdžiai: slidinėjimo savaitgalis, kurį apmoka tiekėjai, apimantis 2 valandas per savaitgalį trunkantį naujo produkto pristatymą.

iii) Elgesys per konferencijas ir komercines parodas
Subjekto Atstovai dalyvauja tiekėjų ir pramonės konferencijose, seminaruose ir komercinėse parodose, per kurias yra galimybių užmegzti ryšius su galimais klientais ir strateginiais bendrovės tiekėjais, išplėsti Subjekto žinias ar supratimą apie konkrečias rinkas. Tokiais atvejais dažnai kviečiama ar gaunama kvietimų pietauti ar vakarieniauti, arba apsilankyti laisvalaikio renginiuose. Tai leidžiama atvejais, kai laikomasi pirmiau pateiktų nurodymų, o kvietimas arba renginys užregistruojamas tinkamai.

Jei „Antalis“ Atstovas kviečiamas pasakyti pranešimą per konferenciją ar seminarą, gali būti daroma išimtis pirmiau pateiktai taisyklei, kad Atstovas visada privalo padengti savo kelionių ir apgyvendinimo išlaidas. Šiuo atveju Atstovas gali sutikti, kad jo kelionių ir apgyvendinimo išlaidas padengtų konferencijos ar seminaro organizatorius. Vis dėlto, jei Atstovas nusprendžia pratęsti viešnagę, pavyzdžiui, savaitgaliui, tuomet jis privalo padengti savo apgyvendinimo ir maitinimo išlaidas už papildomas dienas. 


iv) Teikiamo ar gaunamo svetingumo registravimas
Bet koks teikiamas ar gaunamas svetingumas, kurio numatoma vertė yra daugiau nei 100 EUR, privalo būti oficialiai patvirtintas iš anksto hierarchinėje patvirtinimo grandinėje, nurodytoje toliau, dalyje C.

Bet kokį priimtą svetingumą, viršijantį simbolinę vertę (pavyzdžiui, 30 EUR), privaloma per 30 dienų užregistruoti svetingumo registre, naudojant 2 priede pateiktą formą.

Reikia pateikti tokią informaciją:
• datą,
• svetingumo teikimo ar gavimo aplinkybes,
• teikusio ir priėmusio asmens vardą bei pavardę,
• svetingumo pobūdį ir vertę,
• jei buvo gautas išankstinis patvirtinimas – patvirtinimo datą ir jį davusio asmens vardą bei pavardę.
Informacija apie suteiktą svetingumą, kurio vertė didesnė nei simbolinė fiksuojama įmonės reprezentacijos sąnaudų aktuose, kuriuos pasirašo vadovai, laikantis C dalyje nurodytos hierarchijos patvirtinimo grandinės. Reprezentacijos aktai yra saugomi, išlaidų duomenys fiksuojami įmonės kompiuterinėse sistemose.


C) HIERARCHINĖ PATVIRTINIMO GRANDINĖ
 

Dovanos / svetingumas, kuriuos teikia / gauna:

Patvirtinimą turi duoti:

 Subjekto Atstovas

 Subjekto generalinis direktorius arba funkcinis vadovas

 Subjekto funkcinis vadovas

 Subjekto generalinis direktorius

 Subjekto generalinis direktorius

 Regiono generalinis direktorius

 Regiono generalinis direktorius

 „Antalis“ CEO

 „Antalis“ CEO

 „Antalis“ grupės valdyba

 

 

***